Sprawdzanie komunikatu prasowego przed wysłaniem do mediów

Dlaczego błąd w komunikacie prasowym jest droższy niż w innym tekście

Komunikat prasowy jest jedynym tekstem firmy, który inni przepisują. Dziennikarz skraca go, portal branżowy wkleja prawie bez zmian, a agregator robi z niego kolejny wpis. Jeśli w trzecim akapicie jest zła liczba, po godzinie ma ją dziesięć adresów, z których żadnego nie kontrolujesz.

Sprostowanie rzadko dogania pierwotną wersję. Redakcje poprawiają własny tekst, ale kopie na innych stronach, w newsletterach i w mediach społecznościowych zostają. Dlatego sprawdzenie robi się przed wysyłką, kiedy jedyną kosztowną rzeczą jest czas jednej osoby.

Co w komunikacie prasowym trzeba zestawić ze źródłem

• Liczby i procenty: przychód, liczba klientów, wzrost rok do roku, udział w rynku. Przy każdej okres, jednostka i dokument, z którego pochodzi.
• Cytaty: dokładne brzmienie, funkcja osoby cytowanej i zgoda na publikację. Cytat z wcześniejszego wywiadu przycięty do jednego zdania zmienia sens częściej, niż się wydaje.
• Nazwy: pełna nazwa instytucji, spółki, produktu i programu, a także imiona i stanowiska. Pomyłka w nazwisku prezesa partnera psuje relację skuteczniej niż błąd merytoryczny.
• Porównania i rankingi: „największy”, „pierwszy”, „jedyny”. Każde z tych słów to twierdzenie o całym rynku, które trzeba oprzeć o konkretne zestawienie z datą.
• Daty i terminy: premiera, start programu, koniec promocji. W komunikacie po kilku rundach akceptacji bywa kilka wersji tej samej daty.
• Twierdzenia prawne, medyczne i finansowe: tu pomyłka kończy się nie tylko sprostowaniem, ale też pismem od działu prawnego albo urzędu.

Jak przejść przez komunikat krok po kroku

Kto w zespole PR powinien to robić

Autor komunikatu czyta swój tekst jako intencję, a nie jako zbiór twierdzeń. Dział prawny patrzy na ryzyko i formę, ale rzadko ma czas zestawiać każdą liczbę z dokumentem. Zarząd zatwierdza przekaz, nie przypisy.

Najlepiej sprawdza się osobny krok przed akceptacją, wykonywany przez kogoś niezależnego od autora. W agencji PR to także dowód dla klienta, że staranność była po stronie agencji. Szczegóły tej pracy opisujemy na stronie o fact checkingu dla agencji PR.

Ile to trwa i kiedy warto oddać sprawdzenie na zewnątrz

Komunikat na jedną stronę ma zwykle od dziesięciu do trzydziestu twierdzeń do sprawdzenia. Jedna osoba, która dobrze zna branżę, potrzebuje na to od dwóch do czterech godzin, jeśli źródła są pod ręką, i dzień, jeśli trzeba je dopiero znaleźć.

Przy kilku komunikatach w tygodniu taki krok zaczyna blokować zespół. Wtedy rozsądnie jest oprzeć go na abonamencie z limitem twierdzeń, tak by wynik wracał z werdyktami, źródłami i datami, a zespół zajmował się rozmowami z redakcjami.

Co zrobić, gdy komunikat już wyszedł

Najpierw sprawdź, kto go przepisał. Poprawioną wersję wysyłasz redakcjom z krótką informacją, co się zmieniło, bez tłumaczenia się w trzech akapitach. Do monitorowania, gdzie komunikat się pojawił, przydaje się codzienna prasówka z mediów, w której widać cytowania marki bez przeglądania portali.

Jeśli chcesz, by sprawdzenie było stałym etapem przed wysyłką, zobacz opis usługi weryfikacji komunikatu prasowego. Pierwszy rzut oka na własny tekst dostaniesz, wklejając go w demo na stronie głównej, a limity planów znajdziesz w cenniku.